Come lavoriamo

La cartella arriva già configurata per il setting, quindi non c’è un cantiere da aprire da zero. Il lavoro è un altro: capire dove la struttura lavora diversamente dallo standard e adattare la configurazione, portare dentro i dati che esistono già, formare il personale per ruolo e restare accanto nei primi giorni. Lo segue un consulente che conosce il prodotto e impara come lavora quella struttura, dal primo incontro all’avvio. Qui sotto il metodo, fase per fase, e quanto tempo ciascuna fase chiede a chi in struttura la vive.

Analisi

Il consulente raccoglie la scheda clinica in uso, cartacea o già informatizzata, reparto per reparto, e la confronta con i moduli disponibili: dove un modulo standard basta così com’è, dove va configurato, dove serve un modulo costruito su misura per quella scheda. Il risultato è un piano di configurazione condiviso prima di iniziare a costruire nulla. Alla struttura chiede soprattutto disponibilità di chi conosce le schede in uso (di norma direzione sanitaria e un referente per reparto) per un numero limitato di incontri.

Configurazione

Il consulente traduce il piano di analisi nell’albero di moduli della struttura: le sezioni della cartella, i reparti, i ruoli e chi può fare cosa su quale dato. Dove il modello esiste già (una scheda cartacea, o una configurazione su un altro software) la trasposizione è immediata: non si riprogetta, si riporta. È lavoro del consulente, non della struttura; alla struttura chiede revisione e conferma di quanto configurato, non esecuzione.

Migrazione

I dati clinici già in uso, su un altro sistema o solo su carta, vanno portati dentro la cartella prima dell’avvio. La strada dipende da dove si parte: da un sistema informatizzato, un’estrazione e un caricamento strutturato; da un archivio cartaceo, una digitalizzazione guidata dei soli dati che restano clinicamente rilevanti, non di un archivio storico intero. Alla struttura chiede l’accesso ai dati di partenza e una verifica finale che quanto migrato corrisponda.

Formazione

La formazione è per ruolo, non un corso unico per tutta la struttura: chi compila una scheda infermieristica vede un percorso diverso da chi prescrive o da chi coordina un reparto. Si tiene a ridosso dell’avvio, così quello che si impara si usa subito. Alla struttura chiede la presenza del personale nei turni previsti per la formazione del proprio ruolo.

Avvio

L’avvio è affiancato: nei primi giorni di uso in produzione il consulente resta a disposizione per le domande operative e per correggere in corsa quello che l’uso reale mette in luce e che l’analisi non aveva previsto. L’affiancamento prosegue nelle settimane successive, con una cadenza decrescente concordata in base a come procede l’uso reale, fino a quando la struttura non ha più bisogno di supporto ravvicinato.

Durata

La durata complessiva dipende dalla dimensione della struttura, dal numero di reparti da configurare e dalla complessità della migrazione: si stabilisce nella fase di analisi, non prima. Chi vuole una stima per la propria struttura può scriverci: è la prima cosa che chiariamo in un contatto.